10 tips voor een startende contractmanager

Hieronder worden onze tien tips gegeven die een startende contractmanager helpen om sneller grip te krijgen om contracten tot resultaat te begeleiden.

01 Leer de wet- en regelgeving en interne regels

Zorg dat je op de hoogte bent van de wet- en regelgeving rondom aanbesteding, rechtmatigheid en contractmanagement. Iedere organisatie heeft ook een set aan interne regels. Veelal zijn deze regels vastgelegd in de mandaatregeling van de organisatie. De mandaatregeling en de wet- en regelgeving vormen het kader waarbinnen de contractmanager werkt.

02 Leer je organisatie kennen

Leer de structuur, cultuur en doelstellingen van je organisatie kennen, zodat je weet hoe je je werk het beste kunt aanpassen aan de organisatie. Belangrijke afdelingen voor de rol zijn natuurlijk de inhoudelijke afdelingen, maar zeker ook de financiële en juridische afdelingen. De besluitvorming en informatiestructuren volgen ook vaak de structuur van de organisatie structuur.

03 Netwerk

Bouw een sterk netwerk op van interne en externe contacten, zodat je bij problemen of vragen snel feedback kunt vinden. Feedback is niet alleen een mooie manier om hulp te vinden, ook is dat een uitstekende manier om te leren. Een netwerk is ook belangrijk om de hoogte te blijven van marktontwikkelingen.

04 Communiceer efficiënt

Zorgvuldig en efficiënt communiceren is ontzettend belangrijk. Zorg dus ook dat je goed kunt communiceren met zowel interne en externe stakeholders. Iedereen meenemen in de voortgang en op de hoogte houden van ontwikkelingen is belangrijk. Net als het vorige punt zorgt dat er voor dat je snel kunt schakelen bij eventuele problemen of de benodigde aanpassingen.

05 Leer te onderhandelen

Onderhandelingsvaardigheden zijn cruciaal voor een contractmanager, zorg dat je leert hoe je kunt onderhandelen. Wij bedoelen met onderhandelen niet uitknijpen, maar vanuit zakelijk vertrouwen werken aan win-win-situaties. En altijd zoeken naar deze situatie, voor de ander en voor jezelf.

06 Leer te plannen

Onderhandelen en plannen horen deels bij elkaar. Maar in deze context wordt plannen anders bedoeld. Ieder project heeft een planning en het contract heeft hierin een belangrijke plaats. Dit is planning in resultaat zin. Leer jezelf als contractmanager ook het procesmatig aspect van een project te plannen. Dus vanaf kennis maken, resultaten maken, evalueren, verdiepen, aanscherpen tot en met afscheid nemen. Door beide onderdelen te leren plannen kom je snel verder.

07 Leer te beheren

Ook hier weer een tweeledig leerpunt. Het leren beheersen van en monitoren van het contract, maar ook het leren beheersen van jezelf. Dat laatste is belangrijk is om op spannende momenten jezelf te leren beheersen. Daarmee voorkom je escalatie (hoewel dat soms ook nodig is).

08 Leer risicoanalyse

Het contract is naast het instrument voor realisatie ook een belangrijk instrument voor risicobeheersing. Leer hoe je risico’s kunt analyseren en hoe je maatregelen kunt nemen om deze risico’s te verminderen. Met deze vaardigheid kun je effectiever het contract beheersen.

09 Leer te verantwoorden

Een Aanbestedende Dienst is een publieke organisatie. Deze organisatie dient doelmatig en rechtmatig met de beschikbare middelen om te gaan. Dat werkt door in de rapportage en verantwoordingseisen voor de contractmanager. Leer hoe je de resultaten van het contract kunt verantwoorden aan de organisatie, zodat je aan kunt tonen dat het contract succesvol was, rechtmatigheid onder controle is. Onderdeel hiervan is ook om te zorgen voor een beheerste financieel uitgaven patroon.

10 Leer te leren

Misschien is het allerbelangrijkste wel om te leren altijd door te blijven leren en op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen in de branche, zodat je altijd kunt blijven groeien als contractmanager. Leren op inhoudelijk vlak als blijven ontwikkelen in de persoonlijke vaardigheden.